Глава 6. Проектирование решения. Ролевая модель решения

Теперь разберёмся, как создать Low-code решение по требованиям заказчика.

Обычно их требования описывают не один процесс, настройку которого мы разобрали в первых двух главах, а десятки — для обеспечения работы одного или нескольких подразделений.

При создании таких решений важно сохранить их полноту, чтобы они целиком покрывали требования заказчика и функции подразделений. Также важно не допустить избыточности, т. е. создания функций, которыми не будут использоваться.

Чтобы решение было полным и не избыточным, необходимо определить перечень ролей, которые будут использовать решение для выполнения своих рабочих обязанностей.

Каждый пользователь решения будет выполнять функции одной или нескольких ролей. Решение должно предоставить интерфейсы взаимодействия для каждой роли. Например, интерфейсы взаимодействия с приложениями — это их формы, с бизнес-процессами — формы задач.

Описав роли и их мотивы, мы сможем определить:

• перечень интерфейсов, с которыми они будут взаимодействовать;
• набор бизнес-процессов, в которых они будут участвовать;
• данные, которые необходимы для этого.

Роли, интерфейсы, бизнес-логика и данные ​

Рассмотрим пример проекта автоматизации кадрового документооборота и проектирование решения для него.

Цели:

• сократить расходы на бумажный кадровый документооборот;
• сократить время на подготовку, согласование и подписание кадровых документов.

Задачи:

• перевести кадровый документооборот в электронный формат с подписанием документов электронной подписью;
• автоматизировать процессы подготовки, согласования и подписания кадровых документов.

Требования:

• создать личный кабинет сотрудника для взаимодействия с кадровой службой;
• обеспечить возможность электронного подписания, а также бумажного в случае, если сотрудник отказался от электронного взаимодействия;
• обеспечить приём, перевод, увольнение сотрудников;
• организовать работу с заявлениями сотрудников;
• организовать работу с отпусками;
• автоматизировать запрос справок, копий документов и дополнительной информации (например, запрос количества дней отпуска);
• автоматизировать ЛНА и кадровые приказы;
• интегрировать целевую систему с учётной системой для передачи информации о сотрудниках и документах.

Детализация требований на примере отпусков:

• обеспечить оформление отпуска по графику в соответствии с законодательством;
• обеспечить оформление отпуска по заявлению;
• учитывать дни отпуска, начисленные за стаж и особые категории;
• в случае разделения отпуска подписывать с сотрудником согласие;
• рассчитывать длительность отпуска без учёта праздничных дней.

Роли

Всех пользователей решения опишем в виде ролей. Роль — это, например, Согласующий, Бухгалтер или Менеджер по продажам. Ролью будет:

• участник бизнес-процесса, выполняющий отдельную функцию, например: Инициатор, Руководитель инициатора, Согласующий, Подписант;
• бизнес-единица компании, использующая решение, например: Сотрудник отдела кадров, HR-директор, Бухгалтер, Юрист, Генеральный директор.

Опишем роли решения:

1. Сотрудник — любой сотрудник организации;
2. Руководитель — руководитель подразделения сотрудника;
3. Кадровый делопроизводитель — сотрудник отдела кадров;
4. Подписант — сотрудник, обладающий правом подписи кадровых документов в организации сотрудника.

Мотивы

Для каждой роли определим её мотивы. Почему инициатор будет что-то делать? И будет ли? Ответы на эти вопросы дадут понимание мотивов. Они помогут реализовать такой интерфейс для взаимодействия с решением, который будет достаточным и будет использоваться.

Случается, что у роли нет мотива взаимодействовать с решением, но это взаимодействие важно для руководства организации. В таком случае необходимо подумать о способах вовлечения роли во взаимодействие. Например:

• административно — приказом по организации;
• создать мотив для роли с помощью финансовой мотивации — привязать её к показателям внутри решения.

Опишем мотивы для ролей:

1. Мотив сотрудника — зарабатывать деньги, для этого он трудоустроится на работу и будет оформлять доступные пособия. Кроме того, сотрудник захочет отдохнуть, то есть у него есть мотив запланировать отпуск. Таким образом, мотив сотрудника — воспользоваться кадровым сервисом в организации максимально удобным способом;
2. Мотив руководителя — не отвлекаться от основной деятельности на кадровый документооборот, но и не получить жалобу на его деятельность от отдела кадров. Быть уверенным, что у сотрудников есть всё для выполнения их работы и они не уйдут в отпуск в одно время, оставив руководителя выполнять их задачи;
3. Мотив кадрового делопроизводителя — убедиться, что законодательство соблюдается и в документах порядок;
4. Мотив подписанта — быть уверенным, что все документы согласованы, и не тратить много времени на их подписание.

Сценарии взаимодействия

Далее рассмотрим сценарии взаимодействия роли с решением. Они описывают точки контакта пользователя с системой.

Для роли Инициатор необходимо дать возможность быстро инициировать бизнес-процесс, иметь актуальную информацию по ходу его движения и получить результат его исполнения. Например, запустить договор на согласование, знать у кого на согласовании он находится и получить подписанный договор.

Для роли Согласующий необходимо показать только то, что находится в его зоне ответственности. Например, когда за разные пункты договора отвечают разные подразделения, согласующему не нужно видеть весь текст договора, только часть, за которую он отвечает. Кроме этого, ему нужна возможность получить экспертное мнение от своего коллеги.

Опишем сценарии взаимодействия для ролей:

• Сотрудник:
  • ознакомиться с документами приёма и подписать их;
  • взять отпуск;
  • посмотреть, согласован ли отпуск, и сумму отпускных;
  • запросить пособие;
  • узнать, сколько и когда начислят.
• Руководитель:
  • согласовать отпуск;
  • видеть отпуска сотрудников;
  • знать, куда отправить сотрудника по кадровому вопросу.
• Кадровый делопроизводитель:
  • трудоустроить сотрудника;
  • контролировать этапы подготовки кадровых документов;
  • найти документы по сотруднику;
  • выгрузить документы сотрудника в архив.
• Подписант:
  • подписать документ;
  • найти нужный документ на подпись;
  • подписать несколько документов.